通化师范学院财务报销管理暂行办法

第一章  总  则

 

第一条 为加强资金管理，规范财务行为，提高学校会计基础工作水平，进一步规范和完善学校财务报销程序和手续，依据《中华人民共和国会计法》、《事业单位财务规则》、《高等学校财务制度》等相关法律法规，结合学校实际，特制定本办法。

第二条 本办法适用于通化师范学院所有的报销业务。

第三条 本办法所述各单位经费审批人指各职能部门或二级学院行政主要负责人、党务负责人，项目负责人指横向或纵向科研课题负责人及其它专项项目负责人；分管校领导分别指对应的业务分管校领导。

 

第二章    审批权限

 

第四条 学校财务报销实行“联签”审批制度。按照“谁审批、谁负责”的原则，各单位经费审批人及各科研项目负责人对经费支出的合法性、合理性和真实性负直接责任。计财处审核和复核的经办人、负责人对所审经费支出票据的合法性以及是否符合财务报销手续负责；分管校领导、校长对本人所审批经费支出负领导责任。

第五条 各单位经费审批人一经确定，不得随意变更。遇下列情形之一可变更审批人：

（一）因人事变动和岗位调整须变更审批人的，以学校任免文件的日期为准相应变更审批人。

（二）因审批人长时间（1个月以上）外出学习或出差外地需临时委托他人审批的，须事先将受托人姓名、审批范围、授权期限书面报计财处备案。

（三）其他特殊原因须变更审批人的，变更前须将变更理由、变更后审批人的姓名、职务、审批范围书面报计财处，经计财处负责人审核批准（必要时可报学校分管财务的校领导批准）方可变更审批人。

第六条 审批人不能审批本人、配偶、直系亲属经办的财务开支业务，如遇此类情况，由上级领导审批。

第七条 审批权限及报销流程

（一）审批权限：

1.各单位定额经费和教科研经费，按照附表额度进行审批。

    2.学生活动经费报销时，由相关单位负责人、党务负责人会签。

3．购置经费

支出额高于5万元但低于政府采购限额标准的购置费用，按照《通化师范学院采购管理办法》规定。审批权限如同单位定额经费。1-5万元物资采购应采用询价或校内招标方式进行，询价必须由3人以上且要有本部门副处级以上人员参与并签字。

    4．专项经费

    财政专项资金使用时严格按通师院发[2013]26号文件执行；其他专项经费审批权限如同单位定额经费。

    5．创收经费

创收经费是指各单位经批准立项后所取得的有偿服务收入。创收经费支出5000元（含）以上，按照审批额度由部门负责人、计财处负责人、主管财务校领导、校长审批。

6．福利费支出

    福利费每笔支出，均需计财处负责人审批。分管校领导、主管财务校领导、校长按审批权限审批签字。

    7．乘坐飞机的支出

出差人员乘坐飞机要从严控制，出差路途较远或出差任务紧急必须乘坐飞机的，须事先经分管校长批准后方可乘坐。根据吉财行[2014]398号文件，未按规定等级乘坐交通工具的，超支部分由个人自理。

    8.所有支出必须严格在预算内执行，旅差费、大额支出或特殊支出项目要事前申请，经有关领导审批后方可办理。

• 报销流程：

    1.分类整理原始发票，按顺序粘贴发票。

    2.计算发票金额，填写报销单。经办人签字，须验收的由验收人签字。

    3.履行审批手续，根据审批权限，逐级审批。经办人→各单位经费审批人（职能部门负责人、二级学院主要负责人、项目负责人）→分管校领导→主管财务校领导→校长。

    4.携发票、报销单及相关材料，到计财处办理报销业务。计财处处长或计财处主管会计签字。

    5.会计科审核、制单、付款。

    第八条 办理完借款手续的款项，报销时参照第七条审批办法进行审批。借款冲账必须严格按照借款单载明的用途以及转账账号所载明的出票单位的发票冲账，借款人不得擅自改变借款用途。

第九条 招待费支出按照通师党（院）办发【2014】3号文件执行。招待费报销凭证应当包括财务票据（发票）、派出单位公函和公务接待审批单。招待费支出必须经分管校领导签字批准，在分管校领导招待费控制额度范围内支出。其他审批人员按支出额度权限审批。

 

                                                                                                                                       第三章   现金报销规定

 

第十条 根据《吉林省财政厅关于实施省级预算单位公务卡强制结算目录的通知》（吉财库［2012］247号）和《通化师范学院公务卡管理暂行办法》的要求，凡是列入公务卡强制结算目录的项目支出，一律使用公务卡，不得支付现金。

第十一条 不应以现金方式结算的，确因特殊原因需以现金方式进行结算的，需要事先与计财处沟通并书面说明理由，单位负责人签字，加盖所在单位公章，由计财处处长审批后打入银行卡中。

第十二条 单位因工作急需等特殊情况必须使用现金或先垫支现金后报销的业务，经办单位需书面说明理由，办理相关审批手续后打入银行卡。

第十三条 退还押金等款项时，若押金交付时使用现金，则退还时可退付现金，但须交还收款收据原件或提供收到退还押金的收据；若押金是通过银行转账，则退付押金必须通过银行转账，不得退付现金。

第十四条 各单位因业务需要支付现金时，须从计财处提取，不得从业务收入的现金中直接支付（即不得坐支现金）。

 

第四章    报销票据要求

 

第十五条 严格执行《中华人民共和国发票管理办法》的有关规定，所报票据名头必须是“通化师范学院”全称，金额大小写要相符，发票专用章要清晰。

第十六条 办理支出报销业务必须按规定取得或填制合法、有效的原始票据。对不合法、不完整的原始票据，计财处不予办理。

（一） 外单位取得的报销票据必须是印制有税务机关发票监制章的税务票据（火车、飞机、轮船及部分交通费票据除外），或者为印制有财政部门票据监制章的行政事业性收据，并加盖发票专用章，票据内容必须据实填写完整，经济业务内容、数量、单位必须填写清楚、准确。

(二) 对小规模经营者、个体工商户等确实无法开出合法票据的，可由当地税务部门代开，开出的票据必须印制有税务部门监制章并加盖开票税务机关的印章。

(三） 购书及办公用品、药品、实验材料等填开的批量购物票据，必须索要所购买物品的明细清单，清单上必须加盖与票据签章相同的发票专用章。符合固定资产、低值易耗品确认标准的，必须到资产处办理入库登记手续。

    （四） 对直接从农民手中或农贸市场购买的农副产品，无法取得正规发票的，应填写学校印制的“学校原始凭证汇总单”，列明购货单位、所购物品的名称、单价、数量、金额大小写、购货用途，由经办人、验收人、单位负责人签字，并取得售货人员的签名（加盖手印）或盖章以及身份证复印件。
    （五）自制原始凭证必须符合标准化要求，由计划财务处统一监督印制，或从计财处校内共享下载统一发放表格，各单位不得自行印制。
    （六）自制原始凭证上的经办人、部门领导、校分管领导、财务主管校领导、校长等签名栏必须签章齐全（按审批权限联签）；填制凭证日期、经济业务内容、数量、单位和金额（大小写金额）必须填写清楚、正确，否则不予报销。

（七）原始凭证不得涂改、挖补，如发现有错误，应当重开或更正，更正处应加盖开出单位公章（机打发票一律不准手写)。

     第十七条 公务卡消费后应尽快办理财务报销手续，整理公务消费合规的原始发票和公务卡消费交易凭条（POS机小票），按财务报销审批程序进行报销。填写个人相关信息不准确（还款日等）及个人原因未及时办理报销手续，所产生的透支利息和滞纳金等由个人自行负担。

     第十八条 各类旅行社开具的发票不得作为学习培训、会议、考察、调研等活动的报

销凭据。

                      第五章    报销手续相关规定

 

    第十九条 学校所有经费财务报销经办人只限本校在编在岗教职工和人事代理聘用人员；科研经费的经办人员可以为本校课题组成员；临时聘用人员、在校本专科学生以及其他社会人员不能作为事业经费财务报销经办人。

    第二十条 各单位应指定专人负责办理本单位报销业务（科研报销除外)，每项开支必须有经费来源渠道（经费指标）并符合规定开支标准；经费审批负责人在审签时须注明经费指标代码。    

    第二十一条 除非税发票外，其他发票必须验真，并注明发票已验及验票人签名。验

真网址：http://fapiao.youshang.com（百度中搜索“友商发票查询”或直接搜索发票所在地税务局进行查询）。也可以拨打12366（前面加区号）税务咨询电话查询。只有发票上所盖发票专用章与系统上所显示的“发票领购纳税人名称”完全一致，方可确认是真实合规的发票。

    第二十二条 原始票据不慎丢失，须取得原开票单位的票据存根或记账联的复印件，并加盖原开票单位发票专用章，并经经办人所在单位相关审批人及分管校领导签署意见后方可作为报销票据。 

第二十三条 为提高报账工作效率，便于会计凭证的装订及保管，原始票据粘贴应符合“通化师范学院凭证汇总单”上注明的要求，分类整齐地粘贴在汇总单上，填明票据张数、金额。汇总单上填明的票据张数、金额等交计划财务处报销时不得有涂改现象。根据“一事一报”的原则，不得将票据不加区分地混合粘贴在同一张汇总单上。对不按规定类别粘贴且粘贴不整齐的报销票据，不予受理。

    第二十四条 通过银行转账结算的，经办人须提供收款单位全称、账号、开户银行名称等详细信息。（开户银行需标注具体城市，例：吉林省通化市吉林银行新站支行）

    第二十五条 当年取得的原始票据（以原始票据上的日期为准），原则上当年报销；当年十二月份取得的原始票据，可延长至次年3月31日前报销。因特殊原因不能在规定期限内报销，需经计财处负责人审批同意后方可报销。

第二十六条 同一笔经济业务的原始票据应合并核算，不得人为拆分。

第二十七条 发表论文的版面费、审稿费须凭刊物正式发票或录用凭据（如发表或出版通知单）办理报销或汇款手续；出版教材、专著须凭出版社正式发票、出版合同办理报销手续。

    第二十八条 差旅费报销必须要有“出差审批单”，出差审批单严格按照通化师范学院出差审批通知规定填写及审批。报销时应按次填写差旅费报销单，并附上按规定粘贴好的有关原始票据（参加会议或培训、进修的，需附会议主办单位的会议通知单等）及出差审批单，经规定程序审批后才能报销。如同时出差多人，一并报销时，必须详细写明姓名。差旅费应在出差返回后一个月内报销。

    第二十九条 各类开支报销须有经办人、审批人签字，所有签字一律用蓝黑钢笔或签字笔，且字迹清晰，不得使用圆珠笔签字。

    第三十条 凡是校内单位之间办理各项经济业务，须根据发生资金数额，按照第七条规定的审批办法办理相关手续后，实行内部转账结算。

    第三十一条 加强用车管理，严禁私车公用。有特殊情况需带车出差的，可以向后勤处申请派车，填写《出车审批单》，由部门分管校领导同意，用车费用由各部门自行负担。学校公车的燃油费、过桥过路费、停车费及车辆维修费、保险费等应注明车牌号。其他按通师党（院)办发【2014】4号文件执行。

    第三十二条 物品购置报销手续

   （一）一般物料用品开支报销应取得购物票据，经使用单位验收或入库，并按规定办理审批手续后才能报销。

   （二）一般设备单价在1000元以上、专用设备单价在1500元以上且使用年限超过一年；单价虽未达到规定标准，但耐用时间在一年以上的大批同类物资按固定资产管理。在取得购物票据、办理固定资产验收和登记手续，并资产处处长签字后到计财处办理报销。

   （三）达到招投标要求的维修、设备采购必须办理招投标手续，未办理自行实施的，财务处拒绝付款。达到校内招标数额，提供校内招标（采购）结果填报单、合同、发票等手续；达到省采标准，需提供政府采购合同等手续。

（四) 物资设备采购须由各单位先向资产处申报采购计划，再由资产处按上级和学校有关规定统一组织采购。基本建设项目、修缮工程、资产采购等达到省政府采购门槛价，应办理政府采购手续后方可到计财处办理报销手续，否则不予支付。车辆保险、公务出国机票、取暖煤等省财政厅专门规定的支付项目须到省财政厅指定单位定点办理。

    第三十三条 质保金、履约保证金等押金的退还须根据退还质保金、履约保证金审批表及计财处账面余额，根据退还的数额，按照审批权限，经使用部门负责人、经办部门（基建后勤等）负责人、计财处负责人、分管校领导签批后方可退还。

    第三十四条 人员经费报销

    （一）工资、津贴、工资性补助、离退休金、由学校统一支付的奖金、临时工工资和返聘费，由人事处按国家和学校有关规定，提供每个职工的发放标准，定期发放。

    （二）集中发放的学生奖学金、助学金、困难补助、勤工助学金等，由学工处提供受助学生的基本信息和各种资助标准，制作发放清单，统一发放。学生实习报销参见《通化师范学院教学建设专项经费使用与管理办法（试行）》。

    （三）劳务费报销按以下规定执行：

    1、劳务费类型

    劳务费用包括各类学术报告、项目评审费、咨询费、鉴定费、培训费、翻译费、向导、生产雇工费、审稿费、校对费、监考费或者考务费等其他临时或特殊任务的各类非工资性质的劳务性费用。

2、发放方式

    （1）校内在职员工、离退休人员、长期临时工等校内人员取得的校内各类收入以及在校学生的有偿劳务，采用做发放清单方式发放；

（2）学校发放各类集体类奖金时必须落实到每个人，或者将奖励额度直接列入部门经费，用于弥补部门经费；

（3）校外人员的各类劳务费用的发放视劳务内容而定

    a.外聘专家所发生的项目评审费、咨询费、鉴定费、学术报告、论证费以及学报的审稿费、校对费等方面的劳务费报销时，可采用清单方式发放，清单内容包括两种：一种需提供姓名、单位、身份证复印件；一种需提供姓名、单位、身份证号码及证明参与学校工作的材料（上级或学校的文件、通知等）。

b.发生的其他临时雇佣的劳务费支出须取得税务机关正式发票；多人提供劳务服务应据实开具多张发票，多人开具一张发票的，计财处将按一人提供劳务计算扣税。（取得税务发票，开票人需向税务机关提供身份证复印件及经办人身份证原件，票额在五仟元以上的还需提供合同或协议）。

3、发放标准

依据国家、省厅、学校相关文件规定的标准执行。

    4、发放审批程序

(1)所有劳务费支出必须纳入部门预算或者项目预算。

(2)劳务费支出需经部门领导、分管校领导审批；从学校人员经费列支的劳务费，还需经人事处审批。

(3)监考费、考务费从收取的考试费中列支，不得超支。

    5、其他

(1)凡属本部门职责范围内、且应在正常工作日完成的工作，如招生、招聘、评标、评审等，该部门参与人员不得发放劳务费（工资、岗位津贴已体现）。

(2)学校教职工参加正常的工作会议、学术活动和教学活动，不得发放劳务费（工资、岗位津贴已体现）。

(3)学生在校有偿劳务，均通过勤工助学活动安排开支，不再另行支付劳务费（寒暑假期除外）。

(4)各类加班薪酬劳务（含法定节假日），由人事处归口管理、审批。

(5)上述规定的劳务酬金均为税前金额。

(6)凡未涵盖的劳务费项目，由人事处、计财处会同用人或用工部门按上述相关标准参照执行，并履行劳务费发放审批手续。

(7)有上级文件规定的，按上级文件要求执行。

   （四）由学校支付的各类奖金、奖励等报销时，承办部门应提供学校或上级部门文件，履行审批手续后办理报销。严禁私设名目发放奖金。

   （五）上述人员经费的发放，不得超标准、超范围，并按照税法规定，由计财处代扣代缴所得税。

第三十五条 教科研经费报销

   （一）教学经费、科研经费实行预算管理制度，教科主管部门和二级学院在收到学校核拨的经费指标后，结合教科工作实际，严格按照预算经费指标，控制各项教学经费支出。

（二）教科研经费支出由项目负责人具体负责，第一次到计财处报销时需提供批准后的项目任务书（或合同书），计财处依据项目任务书预算内容审核支出是否合理，据以安排资金。

   （三）教科研项目论证费、评审费、验收费、劳务费等，按计财处统一发放格式填写后报销。

   （四）实验室维修、基地修建等带有工程或基建性质的支出及购置设备或仪器的支出等项目，按学校基建维修管理暂行办法规定的工作流程办理，购置的设备或仪器作为学校的固定资产统一管理。

   （五）零余额系统科研费按进度执行，否则财政收回（零余额系统的科研费多数为财政厅、教育厅或教育部课题）。

   （六）课题项目结项时，达到审计规定的额度，须经审计处审批。

   第三十六条 凡属下列情况之一的，不予报销：

   （一）违反国家有关法律、法规和财经纪律以及学校的各项财务规章制度的；

   （三）手开发票未用复写纸三联复写的；

   （四）原始票据手续不完备、审批程序不规范、经费使用不符合规定、项目列支渠道不明确的；

   （五）利用外单位票据将校内资金转入他人账号的；

   （六）收款单位名称与票据上收款单位全称不一致等不符合财务关于转账规定和要求的；

   （七）无出差审批单的；

   （八）出差地点与批准地点不符或无故绕道扩大开支的；

   （九）应由个人支付的各项开支；

   （十）假发票等其他违反财务规定的开支。

   （二）不符合合同条款约定内容的；

                                                             第六章 附则

第三十七条 本办法由计财处负责解释。

第三十八条 本办法自发布之日起施行，凡校内之前发布的与本办法不一致的原有相关规定同时废止。