通化师范学院会计电算化管理办法

第一章    总  则

第一条 为充分发挥电算化在会计核算及财务管理中的作用，保证会计电算化工作的顺利开展，制定本办法。

第二章    岗位及责任制

第二条 建立、健全会计电算化岗位责任制是加强财务内部管理，保护单位资金和财产安全，提高会计电算化工作效率，充分发挥系统效益的前提条件。会计电算化岗位设为系统主管、系统维护、软件操作、系统审查、档案保管等岗位。各岗位根据工作量的大小和会计管理制度要求设岗定人。

第三条 系统主管。由负责电算化工作的科长担任系统主管，其责任为：

（一）负责电算化系统的日常管理工作，监督并保证本系统的正常运行，达到合法、安全、可靠。在系统发生故障时及时到场，组织有关人员尽快恢复正常运行；

（二）协调系统各岗位人员之间的工作关系，负责本系统各岗位人员的工作质量考评，提出换岗意见；

（三）负责计算机输出的账表、凭证的各项数据的正确性；

（四）负责本系统各有关资源（硬件和软件）的调用、修改和更新的审批手续；

（五）完善有关管理制度，不断提高电算化水平。

第四条 系统维护。由熟悉电算化业务的专业人员担任系统维护，其责任为：

（一）负责系统的安装和调试，保证计算机硬件和软件的正常工作；

（二）定期检查硬件、软件的运行情况，负责消除系统运行中硬、软件出现的故障。经常实施系统软件的完善性、适应性、正确性的维护工作，使软件系统适应会计工作发展和学校财务管理的需要；

（三）负责对用户的管理，保证系统操作正常运行。负责管理计算机内的会计数据，保证其正确和安全。

第五条 软件操作。由审核制单、账簿管理、报表管理、工资管理、收费管理等有关人员担任软件操作，其责任为：

（一）负责输入原始凭证和记账凭证等会计数据，输出记账凭单；

（二）负责日、月、年结账，并输出会计账簿和会计报表，经常性对数据文件进行备份；

（三）在系统主管授权范围内进行部分会计数据的处理工作。

第六条 系统审查。由稽核人员和处长担任系统审查。其责任为：

（一）负责对计算机输出的记账凭单和相关原始凭证进行复核，复核其摘要的规范性，科目号、部门号等各种代码的合法性，会计数据的正确性，以及会计事项的真实性；

（二）负责对计算机输出的账簿、报表进行确认，确认其数据的准确性、相关科目的勾稽性、账簿的系统性和完整性；

（三）负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊行为。

第七条 档案保管。由指定的专人负责档案保管，其责任为：

（一）按会计档案管理的有关规定行使职权；

（二）负责本系统各类数据盘、系统盘、各类账表、凭证、资料的存档保管工作；

（三）做好各类数据、资料、凭证的安全保密工作。

第三章    会计电算化操作管理

第八条 软件操作人员必须在系统主管授权范围内，按照操作规程对软件进行操作，如发现问题，要及时上报系统主管，不得擅自处理。

第九条 软件操作人员对已录入计算机内的数据，只能提供留有痕迹的修改；每天数据操作结束后，应及时做好数据备份。

第十条 软件操作人员要注意安全保密，各自的操作口令不得随意泄露，如有泄露，必须由系统主管及时更换口令。下班后需关闭电源，以防事故发生。软件操作人员不得要求任何人代其进行软件操作。

第十一条 严格杜绝未经授权的人员操作会计软件。严禁在计算机上玩电子游戏，严禁外来磁盘在机器上使用，如需使用，首先必须查毒杀毒。任何人未经系统主管批准不得对系统软、硬件进行任何操作。

第十二条 发现病毒，立即请系统维护人员消除，定期杀毒，以防感染、贻误工作。

第四章    计算机硬件、软件和数据管理

第十三条 保证机房设备安全和计算机正常运行是进行会计电算化的前提条件。机房必须安装不间断电源，系统维护人员要经常对电算化设备进行保养，保持电算化设备清洁。

第十四条 系统运行过程中发生故障，软件操作人员应及时登记故障情况，并采取相应处理措施。对重大系统运行故障，软件操作人员必须认真填写故障报告书，说明故障情况及本人处理意见上报系统主管，在系统主管未做出处理决定前，软件操作人员不得擅自对数据进行任何处理。如果故障严重，系统主管应及时与软件开发单位取得联系，协助解决。

第十五条 确保会计数据和会计软件的安全保密，任何人不得对数据和软件进行非法修改和删除，不得擅自打开库进行数据操作，软件操作人员对于外部数据的接收及备份数据的恢复必须经系统主管及处领导同意后方可进行。

第十六条 软件操作员对会计资料的数据文件必须经常备份，对月、年数据作双备份，分开保存，定期打印纸制帐簿。每次对程序改动前后都要分别做好备份工作，并做变动记录，系统数据文件不允许其他单位或个人擅自复制、修改和借用。

第十七条 系统维护人员对正在使用的会计软件进行升级和计算机硬件设备进行更换时，必须经系统主管及处领导审批后进行。系统维护人员必须保证会计数据的连续性和安全性，系统主管要对整个过程进行监督。

第五章    电算化会计档案管理

第十八条 电算化会计档案包括存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表等数据。

第十九条 电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，由档案保管人员专人负责会计档案的管理。会计软件的全套文档资料及会计软件程序（包括每次升级后的软件程序）视同会计档案保管，保管截止该软件停止使用或有重大更改之后五年。

第二十条 电算化会计档案的移交要填写移交清册，在处长的监督下进行。电算化会计档案应存放在安全、洁净、防热、防湿、防磁的地方。对会计数据应做双备份并存放在不同的地方，备份软盘必须采取加封写保护措施。采用磁性介质保存会计档案要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，使会计档案丢失。

第六章    机房管理

第二十一条 机房内的所有设备属于财务系统专用，由系统管理员负责，任何人不得挪作他用。

第二十二条 非工作人员禁止进入机房，机房内严禁吸烟及违规用电。

第二十三条 所有操作人员要维护机房及设备的卫生清洁，系统主管下班时负责关好门窗，关闭电源总开关，检查无不安全因素后方可离开。

第七章    附  则

第二十四条 本办法由计划财务处负责解释。

第二十五条 本办法自发布之日起执行。